Secretaria de Estado de Finanças - SEFIN

Gerência de Tributação - SEFIN-GETRI

Parecer nº 34/2022/SEFIN-GETRI

EMENTA: Coexistência, em um mesmo documento, de assinaturas eletrônicas e manuscritas. Possibilidade. O documento físico digitalizado terá validade jurídica, desde que seja objeto de conferência.

RELATÓRIO

Trata-se de solicitação de manifestação, pela Gerência de Fiscalização – GEFIS, acerca da validade jurídica de documentos assinados física e digitalmente.

Afirma ter surgido a dúvida ao se deparar com caso concreto, tendo elaborado os seguintes questionamentos:

1. Um documento particular criado fisicamente (impresso) - a exemplo de um contrato - assinado de forma manuscrita por uma das partes e a firma reconhecida em cartório, posteriormente é digitalizado e assinado digitalmente pela(s) outra(s) parte(s) (mediante o uso de certificado digital), sendo apresentado à administração pública na forma de arquivo digital, pode ser aceito e possui validade jurídica?

2. Um documento particular criado eletronicamente) - a exemplo de um contrato - assinado digitalmente por uma das partes (mediante uso de certificado digital), posteriormente é impresso, sendo então assinado de foma manuscrita pela(s) outra(s) parte(s), com a(s) a firma(s) reconhecida(s) em cartório, sendo apresentado à administração pública na forma física (impressa) poderá ser aceito e possui validade jurídica?

3. Um documento particular inteiramente digital, assinado por todas as partes mediante o uso de certificado digital, apresentado à administração pública apenas na forma impressa, poderá ser aceito e possui validade jurídica?

4. Há outros sistemas de assinatura eletrônica de documentos particulares que poderão ser aceitos pela administração pública estadual? Se sim, quais são eles e quais os critérios de validação da assinatura eletrônica?

É o relatório.

ANÁLISE E LEGISLAÇÃO APLICÁVEL

Nos últimos anos, o mundo tem vivenciado um amplo processo de digitalização. No âmbito da Administração Pública, não é diferente e se observa a inevitável substituição de documentos físicos por digitais em razão das inúmeras vantagens obtidas.

Nesse sentido, diversas normas foram criadas ou modificadas para acompanhar o processo de modernização, sobre as quais serão feitos comentários a seguir.

O art. 5º da Lei Nº 14.063/2.020 determina que, no âmbito de suas competências, ato do titular do Poder ou do órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo estabelecerá o nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e em interações com o ente público. O inciso III do parágrafo primeiro deste artigo determina que a assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer interação eletrônica com ente público, independentemente de cadastramento prévio.

O inciso III do art. 4º desta lei define assinatura eletrônica qualificada como a que utiliza certificado digital nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Assim, não havendo menor nível de exigência, a assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer caso.

O inciso X do art. 3º da LEI Nº 13.874, DE 20 DE SETEMBRO DE 2019, que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, estabelece ser direito de toda pessoa, natural ou jurídica, arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

O art. 18 desta mesma lei aduz que a eficácia do disposto no inciso X do caput do art. 3º desta Lei fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo federal, observando, em seu inciso II, que, independentemente de aceitação, o processo de digitalização que empregar o uso da certificação no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) terá garantia de integralidade, autenticidade e confidencialidade para documentos públicos e privados.

Interpretando-se os mencionados dispositivos da LEI Nº 13.874/2.020, verifica-se que é possível a digitalização de documento físico para fins de arquivamento, hipótese em que será equiparado e terá os mesmos efeitos legais do original, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento.

Por sua vez, o §2º do art. 2-A da LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012 estabelece que o documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Mais ainda, o §7º do mesmo artigo estabelece que é lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

Pelos dispositivos acima da LEI Nº 12.682, por outro lado, verifica-se que é possível fazer o caminho inverso, qual seja, reproduzir um documento digital em papel. Ressalta-se que o documento em papel deve conter mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, a exemplo de link ou QR Code, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, cabendo ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

Nesse diapasão, foi publicado o DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Seu art. 5º, abaixo reproduzido, estabelece os requisitos para a digitalização de um documento físico.

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

É importante ressaltar que o Decreto Nº 10.278, de 18 de março de 2020, regulamenta o procedimento de digitalização dos documentos físicos para fins de arquivamento, aplicável à guarda e conservação de documentos que deverão permanecer à disposição da Administração Tributária.

No âmbito da SEFIN/RO, o art. 2º do Anexo XII do RICMS/RO-2018 determina que a prática de atos no Processo Administrativo informatizado deve atender ao estabelecido em norma específica, atendidos os requisitos de segurança e autenticidade.

Tais requisitos de segurança e autenticidade estão definidos na Instrução Normativa nº 40/2021/GAB/CRE, que dispõe sobre a entrega de documentos no formato digital e a interação eletrônica em processos digitais no âmbito da Coordenadoria da Receita Estadual - CRE.

Apesar de o art. 1º da referida IN dispor apenas em relação à abertura do processo administrativo, formalizado por meio eletrônico, para os pedidos de regimes especiais, uma vez que, atualmente, o sistema está operacional para este tipo de processo, seus arts. 2º ao 5º trazem os requisitos aplicáveis ao documento digital. Entre alguns requisitos exigidos pela norma, podemos citar:

1. a utilização de certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil para assinatura nos documentos digitais (art. 2º, § 1º, II);

2. a produção ou reprodução dos documentos digitais no formato PDF, padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior) (art. 2º, § 4º, caput);

3. em regra, a digitalização da documentação nas cores preta e branca, exceto se houver prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, caso em que poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza;

Ao diferenciar os documentos digitais, o art. 3º da referida IN determina que os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente por meio de uso de certificado digital são considerados originais para todos os efeitos legais. No entanto, seu parágrafo primeiro determina que os demais documentos digitalizados, que terão valor de cópia simples (IN 40/2021, art. 5º, II), estarão sujeitos à conferência de sua integridade, devendo o interessado apresentar o documento original quando solicitado pela Administração ou quando a lei expressamente o exigir (IN 40/2021, art. 5º, III).

Ainda, em seu art. 5º, a IN determina que o interessado é responsável pelo conteúdo do documento digital entregue e por sua fiel correspondência ao documento original, devendo anexar declaração de autenticidade dos documentos digitalizados, na forma prevista no seu Anexo I.

Ante o exposto, verifica-se que é possível a digitalização de documento físico, desde que cumpridas as exigências dos arts. 2º ao 5º da IN 40/2021/GAB/CRE. Ressalte-se que, nos termos do art. 3º, §1º da mesma IN, os documentos digitalizados estarão sujeitos à conferência de sua integridade. Neste caso, as assinaturas do documento físico continuam válidas para todos os efeitos.

Passa-se então aos questionamentos elaborado pela GEFIS:

1. Um documento particular criado fisicamente (impresso) - a exemplo de um contrato - assinado de forma manuscrita por uma das partes e a firma reconhecida em cartório, posteriormente é digitalizado e assinado digitalmente pela(s) outra(s) parte(s) (mediante o uso de certificado digital), sendo apresentado à administração pública na forma de arquivo digital, pode ser aceito e possui validade jurídica?

É possível, desde que cumpridas as exigências aplicáveis dos arts. 2º ao 5º da IN 40/2021/GAB/CRE e se o documento for objeto de conferência pelo servidor. Exemplo de funcionalidade: imagine-se que um contratante residente em Rondônia assinou um contrato de forma manuscrita e as demais partes não podem assinar em razão de distância geográfica, pois residem em outros estados. Neste caso, a parte rondoniense deve apresentar o documento particular na forma física para sua conferência, podendo então digitalizar este documento físico para que as outras partes assinem digitalmente.

2. Um documento particular criado eletronicamente) - a exemplo de um contrato - assinado digitalmente por uma das partes (mediante uso de certificado digital), posteriormente é impresso, sendo então assinado de foma manuscrita pela(s) outra(s) parte(s), com a(s) a firma(s) reconhecida(s) em cartório, sendo apresentado à administração pública na forma física (impressa) poderá ser aceito e possui validade jurídica?

É possível, nos termos do §7º do art. 2-A da LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012, ou seja, é necessário que o documento digital impresso contenha mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, a exemplo de link ou QR Code, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, cabendo ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos. Nesse caso, o documento impresso terá o mesmo valor probatório do documento original (§2º do art. 2-A da LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012), podendo também ser assinado de próprio punho.

3. Um documento particular inteiramente digital, assinado por todas as partes mediante o uso de certificado digital, apresentado à administração pública apenas na forma impressa, poderá ser aceito e possui validade jurídica?

É possível, conforme resposta do item b. É necessário que o documento digital impresso contenha mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, a exemplo de link ou QR Code, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, cabendo ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos (§7º do art. 2-A da LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012).

4. Há outros sistemas de assinatura eletrônica de documentos particulares que poderão ser aceitos pela administração pública estadual? Se sim, quais são eles e quais os critérios de validação da assinatura eletrônica?

No momento, apenas a assinatura eletrônica qualificada, aquela que utiliza certificado digital nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, pode ser aceita pela administração pública estadual.

Todavia, se, no futuro, o Estado de Rondônia optar por estabelecer nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e em interações, poderá ser utilizada a assinatura eletrônica avançada (art. 5º, §1º, II da Lei Nº 14.063/2020).

CONCLUSÃO

Ante o exposto, tem-se por respondidos todos os quesitos formulados.

É o Parecer. À consideração superior.

Porto Velho - RO, 31 de janeiro de 2022.

Remo Vieira Dos Santos Heleno Meira da Silva

AFTE – MAT. 300155382 AFTE – MAT. 300160787

Patrick Robertson de Carvalho

Auditor Fiscal de Tributos Estaduais

Gerente de Tributação

Documento assinado eletronicamente por Remo Vieira dos Santos, Auditor, em 31/01/2022, às 15:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Heleno Meira da Silva, Auditor, em 31/01/2022, às 15:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Patrick Robertson de Carvalho, Gerente, em 31/01/2022, às 16:24, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017.

Documento assinado eletronicamente por ANTONIO CARLOS ALENCAR DO NASCIMENTO, Coordenador(a), em 28/06/2022, às 15:27, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site portal do SEI, informando o código verificador 0023746539 e o código CRC 21DC7BCF.